FAQ Green Pass in ufficio: domande e risposte per la sicurezza sul lavoro

Il green pass va chiesto anche ai volontari?

Si. La normativa ricorda infatti che le disposizioni di legge, che tange la normativa in materia di sicurezza sul lavoro, si applicano a tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato nei luoghi di lavoro.

Cosa succede ad un lavoratore identificato a seguito di un controllo e non provvisto di certificazione verde ma presente nei luoghi di lavoro?

Si deve capire esattamente il momento in cui avviene questa identificazione.

Se il soggetto viene identificato all’ingresso oppure se viene identificato come già effettivamente presente sul luoghi di lavoro.

Coloro i quali comunichino di non essere in possesso della certificazione verde oppure dovessero essere identificati all’atto di accedere ai luoghi di lavoro come soggetti non in possesso del documento, sono considerati assenti ingiustificati fino alla presentazione della predetta certificazione. Non sono previste conseguenze disciplinari a carico del lavoratore ed è previsto il diritto di conservazione del rapporto di lavoro. Per i giorni di assenza ingiustificata non sono dovuti retribuzione o altre forme di compenso.

Se invece lavoratore viene identificato dopo essere entrato nei luoghi di lavoro allora scatta la sanzione ed eventualmente possono esserci provvedimenti disciplinari.

Come azienda dobbiamo chiedere il Green Pass a clienti e fornitori che entrano nei nostri uffici?

Assolutamente si. La normativa, che tange quella in materia di sicurezza sul lavoro, lo richiede espressamente. La normativa prevede infatti che, ai fini dell’accesso ai luoghi in cui svolge il proprio lavoro, debba possedere ed esibire, su richiesta, la certificazione verde COVID-19. È pertanto del tutto legittimo il fatto di richiedere, da parte dell’azienda, a clienti e fornitori, di esibire la certificazione digitale.
 

Posso utilizzare un “totem esterno” per verificare il Green Pass?

La risposta in questo caso è negativa. Sebbene si riconosca la praticità di eventuali soluzioni custom, rispetto all’applicazione Verifica C19, si ricorda che allo stato attuale, sulla base delle disposizioni normative, l’unica applicazione titolata alla corretta verifica della certificazione verde è quella comunicata dallo Stato italiano, ovvero “Verifica C19” disponibile sugli store digitali Apple e Android.

I miei lavoratori operano tutti solo presso la sede del cliente. Come posso verificare che loro abbiano la certificazione verde COVID-19 che permette loro di entrare presso la sede di lavoro del mio cliente?

Questa è una casistica piuttosto comune e non esiste una risposta formale e definitiva in quanto il legislatore, all’atto di redazione della legge, non ha pensato a questa specifica condizione. In generale si ritiene che sia sempre una cosa buona aprire un dialogo con i lavoratori, senza acquisire informazioni che non possono essere trattate. Preventivamente sarebbe opportuno inviare a tutti i lavoratori una circolare attraverso i quali gli stessi sono informati delle nuove modalità di lavoro. A livello operativo l’azienda datrice di lavoro è tenuta a verificare il possesso del green pass, tuttavia nessuno vieta di effettuare questi controlli anche a distanza. In pratica il lavoratore può tranquillamente effettuare una video chiamata con il referente interno dell’azienda il quale, attraverso lo schermo, può tranquillamente controllare la veridicità della certificazione verde.

Il green pass andrà verificato ogni giorno ad ogni lavoratore può essere registrato verificato nuovamente alla scadenza?

Questo quesito è complesso e prevede fondamentalmente una diramazione della risposta in due direzioni: la prima riguarda la verifica quotidiana e la seconda riguarda la registrazione della scadenza del certificato. Partendo da quest’ultimo tema si ricorda il fatto che è assolutamente vietato creare liste di quel genere contenenti informazioni riguardo i lavoratori vaccinati, ivi compresa la data di scadenza. Nell’ambito di alcune palestre si adotta questa pratica che tuttavia è assolutamente contraria alle disposizioni normative in materia di trattamento dei dati personali.

Per quanto riguarda la verifica quotidiana si deve menzionare la normativa ed il legislatore, in questo senso, non ha detto formalmente che la verifica deve essere “quotidiana” tuttavia deve essere a campione e preferibilmente all’ingresso dei lavoratori sul luogo di lavoro. Spetta al datore di lavoro trovare una modalità operativa compatibile con l’organizzazione aziendale. A livello di consiglio si suggerisce tuttavia il controllo quotidiano all’ingresso.

Una volta accertata la validità dei green pass per tutti i lavoratori possibile evitare l’uso della mascherina in ufficio ed in generale cosa succede per le norme finora prescritte per il lavoro in presenza (misurazione della temperatura, distanziamento, fornitura dei dispositivi di protezione individuale)?

L’utilizzo dei dispositivi di protezione delle vie aeree è sempre presente e allo stato attuale rappresenta l’unico strumento di protezione valido per il contenimento della diffusione del virus COVID-19. Le norme finora prescritte quali ad esempio la misurazione della temperatura, il distanziamento sociale nonché la fornitura e l’utilizzo dei DPI sono assolutamente valide e devono essere rispettate tassativamente.

Chi non ha il green pass lavora in smart working in automatico?

No. Coloro i quali non sono in possesso della certificazione verde COVID-19 non acquisiscono automaticamente la possibilità di lavorare con lavoro agile. Può essere eventualmente un accordo fatto con il datore di lavoro o con l’ufficio delle risorse umane.

Dobbiamo controllare i lavoratori autonomi che entrano all’interno dei nostri uffici?

Assolutamente si. Il personale incaricato dalla azienda alla verifica del possesso della certificazione verde COVID-19 deve procurarsi di applicare queste verifiche anche ad eventuali lavoratori autonomi che dovessero entrare nel luogo di lavoro. Si raccomanda tuttavia di stabilire una procedura di controllo formale volta alla corretta intercettazione del personale esterno che dovesse entrare nei luoghi di lavoro.

L’idraulico che verrà ad aggiustare il lavandino ed il tecnico dei condizionatori dovranno esibire il green pass?

Gli stessi dovranno essere in possesso della certificazione verde ed esibirlo su richiesta. Le disposizioni valgono infatti per qualsiasi categoria professionale dovesse entrare all’interno degli spazi di lavoro.

Se l’azienda decide di lasciare lavoratori in smart working, la certificazione verde COID-19 deve essere comunque verificata?

Se l’azienda decide di lasciare i lavoratori presso il proprio domicilio e questi non devono lavorare presso la sede di terzi e nemmeno presso la sede propria allora non vi è alcun obbligo di verifica del green pass da parte del datore di lavoro in quanto, fondamentalmente, decade la quasi totalità dell’impianto normativo. Si raccomanda alle aziende che si trovassero in questa condizione di nominare una persona preposta all’eventuale controllo di questa certificazione.
 

Come risolvere ad esempio il caso di un ufficio nel quale non ci sono né portieri ne persone incaricate al ricevimento?

In questo caso il datore di lavoro dovrà trovare una idonea modalità organizzativa per risolvere il problema. Il legislatore sul tema non si è pronunciato indicando, semplicemente, che i controlli possono essere fatti a campione e preferibilmente all’ingresso. In questo caso si provvederà alla nomina di più soggetti che effettueranno, a campione, specifici controlli sul personale presente nel posto di lavoro.
 

Il green pass deve essere controllato anche al rientro della pausa pranzo così come facciamo per la temperatura?

Il legislatore non si pone come obiettivo quello di fermare l’operatività aziendale, ma semplicemente quello di verificare il possesso di questa certificazione da parte dei lavoratori che entrano in luoghi di lavoro. Si suppone che le persone presenti al pomeriggio siano le medesime presenti al mattino e pertanto in questo caso si ritiene che sia obbligatoria la misurazione della temperatura ma che sia superflua una seconda verifica della certificazione verde.
 

Con il green pass dobbiamo controllare anche il documento d’identità?

No. Il documento d’identità non va controllato. Recentemente il ministero dell’interno ha chiarito che la verifica del documento d’identità in capo solo di esclusivamente alle forze dell’ordine. In capo all’azienda c’è l’obbligo di verifica di possesso della certificazione verde ed eventualmente, in caso di sospetto, questa potrà chiamare l’autorità competenti che provvederanno al controllo dell’identità.
 

Il green pass va richiesto anche ai fornitori che prestano servizi nei nostri locali? (pulizie, corriere, tecnico, proprietà)? Dobbiamo essere noi che ad ogni ingresso controlliamo il green pass oppure è compito dell’azienda fornitrice?

Prendiamo ad esempio il caso di una azienda che affida a soggetti terzi l’attività di pulizie dei propri locali. Il personale addetto alle pulizie entrerà indubbiamente in un orario nel quale in ufficio non ci sarà nessuno e pertanto esiste un problema legato alla possibilità di controllare, da parte dell’azienda committente, che l’appaltatore stia effettivamente inviando personale in possesso di idonea certificazione verde. In questo senso si ritiene opportuno che committente ed appaltatore stabiliscano, contrattualmente, l’onere di verifica ed in particolare il committente dovrà chiedere all’appaltatore di inviare, sul luogo di lavoro, solo ed esclusivamente personale in linea con i requisiti di legge. Si suppone che a fronte di questi accordi il personale sarà in regola. In caso contrario ovviamente questo fatto rappresenta un buon motivo per chiudere il contratto di fornitura.
 

Si può tenere un database del personale in possesso del green pass?

Assolutamente no.
 

Posso designare più di una persona al controllo del possesso della certificazione verde COVID-19?

Sì ed è peraltro altamente consigliato. Alcune realtà lavorative possono oggettivamente avere il problema di riuscire ad effettuare questi controlli in maniera efficace e pertanto la nomina di più soggetti incaricati può essere indubbiamente utile alla corretta esecuzione delle attività di verifica.
 

La applicazione Verifica C19 tiene uno storico dei controlli effettuati?

No. Lo scopo dell’applicazione è solo ed esclusivamente quello di verificare il documento e non tiene in alcun modo traccia delle verifiche effettuate
 

Nel caso di un ufficio con un solo lavoratore?

Si applicherà quanto già fatto per la misurazione della temperatura ovvero questo singolo lavoratore sarà responsabile di se stesso. Chiaro il fatto che qualora dovesse mentire riguardo il possesso della certificazione verde ne risponderà direttamente al datore di lavoro nonché per legge.
 

Cosa succede se all’atto di un controllo viene identificato un lavoratore che non è in possesso della certificazione verde?

In questo caso la normativa stabilisce che “i soggetti incaricati dell’accertamento e della contestazione delle violazioni trasmettono al prefetto gli atti relativi alla violazione”. Sul punto la norma non è oggettivamente chiarissima nel senso che non vengono definite le modalità di trasmissione degli atti al prefetto e non viene chiarito se questa violazione può essere comunicata al datore di lavoro sebbene in altra sede si ricordi che questa specifica violazione può comportare sanzioni disciplinari.

L’applicazione della parte dei controlli è relativamente chiara e trasparente tuttavia questa parte conclusiva, che può essere ricondotta al comma 10 dell’articolo 3, non è di semplice applicazione in quanto si scontra anche con la normativa in materia di trattamento dei dati personali.
 

Devo fare un registro degli avvenuti controlli?

Si ritiene prudenziale, per l’azienda, il fatto di tenere un registro degli avvenuti controlli senza che tuttavia vengano registrate informazioni non pertinenti. La necessità di essere in possesso di un idoneo registro degli avvenuti controlli ed ha identificarsi nel fatto che, l’eventuale autorità ispettiva, gradisce storicamente un riscontro scritto delle avvenute attività e pertanto un semplice registro dei controlli, che sia rispettoso della normativa in materia di trattamento dei dati personali, è fortemente consigliato