Obbligo di Green Pass in ufficio: gli adempimenti per la sicurezza sul lavoro

Cosa fare per il green pass in ufficio

Cosa fare per il green pass in ufficio? Quali sono gli adempimenti connessi alla sicurezza sul lavoro?

Obbligo di Green Pass in ufficio: domande e risposte al D.L. 217/2021

Il decreto-legge 217/2021 ha stabilito formalmente l’obbligo di possedere, in corso di validità, un certificato di vaccinazione (anche chiamato green pass). Il green pass in ufficio è quindi diventato una realtà ed un obbligo per tutte le aziende.

A seguito dell’obbligo di green pass in ufficio scattano, per il datore di lavoro, una serie di adempimenti da porre in essere per una corretta applicazione delle disposizioni di legge che prevedono, tra le altre, sanzioni in capo al datore di lavoro in caso di mancato adempimento.

In questo senso è assolutamente obbligatorio dotarsi di un RSPP esterno in grado di supportare il datore di lavoro fornendo una corretta consulenza per la sicurezza sul lavoro.

Sono numerosi dubbi interpretativi riguardo queste disposizioni di legge ed in particolare poco chiaro è il ruolo di quel soggetto aziendale preposto alla verifica dei propri colleghi che ha il compito, sempre secondo il dettato normativo, di comunicare al prefetto gli atti delle violazioni. Non sono infatti state stabilite le modalità di questa comunicazione e risulta un po’ strano che un privato cittadino debba farsi carico di questo adempimento.

Informativa green pass ai lavoratori

Sebbene la normativa non preveda esplicitamente l’obbligo di informare i lavoratori circa la necessità di essere in possesso di green pass per entrare in ufficio si ritiene assolutamente prudenziale il fatto di redigere una breve informativa da inviare a tutti i lavoratori attraverso la quale li si rende e dotti delle disposizioni di legge.

A livello teorico l’obbligo di green pass in ufficio, e quindi il D.L. 217/2021, essendo stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale, non richiede questo genere di adempimento tuttavia, per una migliore gestione operativa della forza lavoro, si ritiene prudente il fatto di anticipare il tema a tutti quanti mediante una comunicazione ufficiale che può anche essere appesa nella bacheca aziendale. In questo modo si evitano contenziosi o in generale lamentele dell’ultimo minuto e si può sempre sostenere di aver informato tutti i lavoratori per tempo.

L’informativa green pass ai lavoratori può essere qualcosa di semplice, che riassuma brevemente gli obblighi di legge, che ricordi loro quali sono le modalità per ottenere il certificato digitale. Si deve inoltre ricordare che sarà vietato l’accesso ai luoghi di lavoro in assenza della predetta certificazione.

Informativa ai fornitori

Tutti i fornitori devono essere informati dell’obbligo di inviare, presso la vostra sede, solo ed esclusivamente personale in possesso di green pass. Anche in questo caso il fornitore è teoricamente tenuto ad essere a conoscenza di questo obbligo e quindi questa comunicazione può essere ritenuta superflua tuttavia è sempre bene ricordare al fornitore che, ad esempio, in caso di inadempienza, potreste rescindere il contratto. Questo riguarda ad esempio le attività svolte nel momento in cui l’ufficio non viene presidiato (tipicamente l’impresa delle pulizie). È chiaro che il committente non ha facoltà di controllare l’appaltatore e quindi è l’appaltatore stesso che deve essere parte diligente nel verificare questa cosa nei confronti dei suoi lavoratori.

Cartellonistica green pass all’ingresso del posto di lavoro

Assolutamente necessaria è una cartellonistica dedicata da porre all’ingresso dell’ufficio e che ricorda il divieto di accedere ai luoghi di lavoro in assenza di green pass. Questa informativa è assolutamente fondamentale e deve ricordare gli obblighi di legge nonché le categorie interessate da questo obbligo (sostanzialmente tutte le persone visto che la normativa impone l’obbligo di green pass persino ai volontari). Una cosa a nostro giudizio buona potrebbe essere indicare anche il nominativo della persona che viene incaricata dal datore di lavoro alla verifica dei green pass ed alla verifica delle eventuali violazioni.

La nomina dell’incaricato al green pass

la normativa richiede che in ogni azienda esistano una o più persone incaricate riguardo il tema dei green pass, in particolare: “I datori di lavoro (…) individuano con atto formale i soggetti incaricati dell’accertamento delle violazioni degli obblighi di cui ai commi 1 e 2. Le verifiche delle certificazioni verdi COVID-19 sono effettuate con le modalità indicate dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri adottato ai sensi dell’articolo 9, comma 10”.

In azienda dovrete quindi nominare, con atto formale (firmato da entrambi i soggetti), una persona che si preoccupi di accertare eventuali violazioni della normativa: una sorta di sceriffo delle certificazioni verdi che avrà il compito di effettuare questi controlli.

Quando effettuo i controlli? All’ingresso in azienda o come?

Esistono particolari realtà che possono avere il problema logistico riguardo le modalità di controllo dei green pass per l’accesso ai luoghi di lavoro. Sempre il comma 5 ci ricorda che i controlli devono essere effettuati “anche a campione, prevedendo prioritariamente, ove possibile, che tali controlli siano effettuati al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro”. Ciò significa che non necessariamente i controlli devono essere fatti nel momento dell’accesso ai luoghi di lavoro ma, più semplicemente, possono essere effettuati anche a campione e questa modalità si applica perfettamente a tutte quelle realtà che possono avere difficoltà nell’ambito dei controlli interni. In questo caso basta per esempio incaricare più soggetti aziendali alla verifica di questo documento è semplicemente fare in modo che vengano fatti dei controlli (che suggerisco caldamente di registrare)

Posso registrare i nominativi delle persone in possesso di green pass?

L’attuale normativa in materia di trattamento dei dati personali è molto attenta al tema delle certificazioni verdi e si sconsiglia vivamente di creare una lista aziendale di soggetti vaccinati. Riferite al Vostro DPO per la applicabilità di questa misura.

Registrate i controlli dei green pass

cosa a nostro giudizio molto importante è quella di redigere un tabulato contenente gli avvenuti controlli. Questo allo scopo di dimostrare alle autorità competenti, in caso di ispezione, che viene fatto diligentemente un controllo circa il possesso delle certificazioni verdi. È molto importante prendere atto del fatto che questo registro non dovrà contenere alcuna indicazione se non, semplicemente, il nominativo del soggetto che controlla, il nominativo del soggetto controllato, la data di avvenuto controllo ed eventualmente la firma del soggetto controllato.

Come posso verificare il green pass?

In questo momento stanno uscendo numerose proposte di carattere commerciale volte all’automazione della verifica dei green pass in ufficio tuttavia duole ricordare che, all’atto della stesura del presente documento, l’unica modalità certificata e riconosciuto dal dettato normativo come valida è quella attraverso l’applicazione VerificaC19. Qualsiasi altra modalità, sebbene possa tornare un risultato, non è 100% compliant e rispettosa a pieno delle disposizioni di legge.

Potrà sembrare strano, perché esistono numerose soluzioni che vengono proposte sul mercato, ma queste non possono essere dichiarate in alcun modo, alla data di redazione del presente documento, come 100% compliant perché la legge non ammette deroghe (DPCM Green Pass, Allegato B).

In conclusione

In conclusione al tema dell’obbligo di green pass in ufficio si raccomanda tutte le aziende di porre in essere gli adempimenti previsti per legge in quanto sono espressamente indicate delle sanzioni a carico del datore di lavoro che non dovesse adempiere. Inoltre questo genere di cose possono aprire le porte alle autorità ispettiva che potrebbero estendere il controllo ad altra documentazione che, fisiologicamente, potrebbe non essere allineata al 100%.

Si raccomanda per esempio di creare un dialogo con i lavoratori in modo che il tema del certificato verde non venga visto come una in mera imposizione (quale è) ma comunque che cosa volto alla tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori nel luogo di lavoro, sebbene questi siano risultati storicamente, nel corso della pandemia, tra i luoghi più sicuri.

È bene in questi casi aprire un dialogo anche con il medico competente preposto alla attività di sorveglianza sanitaria nonché con il proprio RSPP esterno il quale saprà supportare il datore di lavoro in questi adempimenti.

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